Progetto edile: i passaggi fondamentali di una chiusura efficace

Una chiusura progettuale efficace è la chiave del successo finanziario perché consente di ricevere pagamenti e liquidità. Secondo un recente sondaggio di Autodesk e Dodge Data & Analytics, il 69% dei costruttori ha difficoltà a chiudere efficacemente il suo progetto edile almeno una volta su quattro.

Il tuo piano di chiusura creerà o distruggerà il tuo progetto edile

Ebbene sì, mi rivolgo a te imprenditore edile. Il modo in cui ti avvicini alla fine di un progetto può avere implicazioni di lunga durata per la tua attività; una chiusura scadente può persino far deragliare un progetto. Tutto il lavoro che hai fatto per interagire con il cliente e costruire una relazione può essere distrutto in questa fase finale.

Cosa rende questo processo così facile da trascurare? Non prendere in considerazione il processo di chiusura fino a quando non sei nelle fasi finali o non riuscire a portarlo a termine potrebbe trasformare il progetto in un incubo. I ritardi sono comuni durante il processo di liquidazione, semplicemente perché mancano dati vitali, i documenti devono essere rintracciati. Tutto ciò si può trasformare improvvisamente in richieste di risarcimento effettive.

Con gli strumenti giusti, un processo di liquidazione ben documentato è sorprendentemente semplice, aiutando a garantire che tutto sia completo, che il tuo cliente sia soddisfatto.

Diamo allora uno sguardo ad alcune linee guida per la chiusura dei progetti di costruzione.

Che cos’è la chiusura dei lavori?

Un progetto di costruzione non è come una vecchia macchina; non puoi semplicemente accettare il denaro e andartene. Devi occuparti di tutto, dal lavoro svolto dai tuoi subappaltatori alla restituzione delle attrezzature noleggiate, ai controlli finali per la sicurezza.

Gran parte del problema con la chiusura del progetto edile è che implica un coordinamento dettagliato, scartoffie, monitoraggio di così tanti processi e sistemi. La chiusura non dovrebbe essere una preoccupazione. Se hai ancora problemi con contratti cartacei, ordini di modifica, informazioni sugli asset mancanti e fatturazione, alcune innovazioni tecnologiche potrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno per semplificare il processo di liquidazione.

Problemi comuni di chiusura del progetto edile

Un processo ideale di chiusura del progetto è veloce perché hai già tutti i dati di cui hai bisogno a portata di mano.

Quali sono allora le più comuni cause che ritardano la chiusura di un progetto edile?

Scarsa comunicazione sul progetto edile tra il campo e l’ufficio

I tuoi designer, contabili e manager devono tutti svolgere un ruolo nel processo di liquidazione. Facilitare questa comunicazione utilizzando un software per l’edilizia sarà un gioco da ragazzi.

Risoluzione ritardata dell’ordine

Un ordine smarrito, ignorato o non completato correttamente può facilmente trasformarsi in un reclamo, che rallenterà la chiusura del progetto. Tieni traccia delle richieste di modifica e assicurati che il lavoro sia completo ben prima di questa fase finale per evitare non solo ritardi ma anche conflitti.

La curva a campana inversa

Probabilmente hai sentito che i progetti in genere richiedono la massima quantità di sforzo durante l’avvio e la chiusura di un progetto edile. Tuttavia, come costruttore edile, potresti non avere sempre le risorse necessarie per quella spinta in più alla fine. I membri del team si smobilitano dal cantiere quando pensano di aver finito; notificare loro in modo tempestivo le attività in sospeso può aiutarti a evitare ritardi nella parte più critica del lavoro.

Informazioni e scartoffie perse

Ogni volta che i documenti critici di cui hai bisogno sono facili da perdere perchè cartacei, ti assumi dei rischi. I documenti chiave di chiusura come garanzie, liberatorie, documenti di progettazione sono facili da perdere se non sono ben organizzati e archiviati.

Chiusura del progetto edile: avere un piano dettagliato

Durante questa fase il General Contractor o il project manager deve essere sicuro che tutte le parti del progetto siano veramente complete.

L’implementazione di un approccio completo e graduale alla chiusura del progetto edile e l’utilizzo della tecnologia per aiutare il processo può aumentare l’efficienza e garantire che stai consegnando un lavoro completato di cui sei veramente orgoglioso.

Vediamo quali sono i passaggi fondamentali di questo approccio:

Fase 1: Chiusura del progetto edile

Durante questo passaggio, il responsabile del progetto o del cantiere confermerà che tutti i requisiti del progetto sono stati soddisfatti. Questo è il momento di esaminare eventuali richieste di modifica, rivedere la documentazione iniziale per assicurarti di aver adempiuto ai tuoi obblighi nei confronti del committente. Un software che tiene traccia di ogni parte del progetto può snellire considerevolmente questo processo e ridurre la quantità di tempo che dedichi a rintracciare i documenti o i dipendenti in cantiere.

Avrai bisogno di:

Documentare che tutti i lavori sono stati completati come indicato nel contratto o nell’ordine originale; se qualcosa è mancante, incompleto o non eseguito correttamente, documenta e risolvi il problema.
Rivedi i requisiti legali e assicurati che tutti i termini siano stati rispettati.
Rivedi tutti gli accordi e le note del cliente per avere conferma che tutto sia stato fatto.

Fase 2: Chiusura con il cliente

La chiusura col cliente è la tua occasione non solo per assicurarti che il cliente sia soddisfatto dei risultati, ma anche per verificarne l’accettazione e persino consolidare la vostra relazione commerciale. Se tutto è stato fatto correttamente e hai completato il lavoro, questa parte dovrebbe essere un’esperienza positiva per entrambi. In effetti, è una grande opportunità per migliorare davvero la soddisfazione del cliente.

Fornire un trasferimento continuo dei dati è fondamentale per la chiusura di un progetto edile di successo con il tuo cliente. Per i proprietari, la consegna dei dati consente di risparmiare molto tempo e fornisce una comprensione approfondita delle modifiche apportate all’edificio fin dal processo di progettazione.

Oltre alla consegna dei dati, la chiusura è la tua ultima possibilità per impressionare i tuoi clienti ascoltando il loro feedback e affrontando eventuali problemi immediatamente. Ora è il momento di attingere al tuo software di collaborazione in cloud per tenere traccia dei problemi e gestirli, in modo da poter assicurare ai tuoi clienti che le loro esigenze siano soddisfatte.

Infine, assicurati di ricevere un feedback. Che si tratti di interviste formali di persona, di un sondaggio sulla soddisfazione dei clienti o persino di e-mail di follow-up, il feedback ti consente non solo di soddisfare meglio questo particolare cliente, ma anche di migliorare le tue prestazioni per altri clienti.

Fase 3: Chiusura organizzativa

Inizia notificando a eventuali subappaltatori l’ultima data in cui lavorerai sul cantiere.

Restituisci qualsiasi attrezzatura noleggiata mentre chiudi le parti pertinenti del progetto. Includi un inventario e scatta foto o video di tutti i pezzi di cui hai bisogno. Ancora una volta, un software di monitoraggio delle attrezzature può aiutare il tuo team a semplificare questa parte della chiusura, consentendo di tenere conto di tutte le attrezzature mobili come carrelli elevatori o escavatori. Tutto, dalle grandi attrezzature ai servizi igienici e ai tuoi rimorchi da cantiere, dovrà essere rimosso dal sito.

Controllare il budget, confrontare i soldi spesi con i soldi preventivati e pagare le fatture in sospeso.

Non dimenticare i ‘grazie’: in qualità di project manager, una breve nota di ringraziamento ai tuoi stakeholder e ai team che hanno contribuito al processo può aiutare a chiudere il progetto.

Fase 4: Chiusura con i subappaltatori

Anche eventuali subappalti devono essere adeguatamente chiusi. Verifica che tutto il lavoro sia stato completato e che soddisfi i tuoi standard di qualità. Dovrai anche confermare che tutte le modifiche richieste siano state completate prima di chiudere con i tuoi subappaltatori. Tieni traccia di queste modifiche con il tuo software per l’edilizia. Quindi, al momento della chiusura, tutto ciò che devi fare è verificare che le informazioni siano corrette invece di perdere tempo a cercare le informazioni mancanti.

Fase 5: Valutazione dei rischi

Riesaminare il progetto per identificare eventuali rischi o potenziali passività e per creare una strategia per mitigare eventuali problemi o problemi identificati. I rischi legali, il flusso di cassa, la formazione dei lavoratori, il trasferimento dei risultati finali e altri rischi dovrebbero essere valutati attentamente per garantire che la consegna finale sia facile ed efficiente.

Per portare la valutazione del rischio a un livello superiore, cerca di sfruttare la tecnologia di apprendimento automatico. Strumenti come Construction IQ possono aiutare i team a capire rapidamente quali aree dei loro progetti comportano un potenziale rischio prima della chiusura, soprattutto per quanto riguarda la qualità complessiva del progetto.

Fase 6: Scrivere un rapporto finale

Chiudi ufficialmente il progetto creando un documento che delinea ciascuno dei passaggi precedenti e fornisce informazioni dettagliate su ogni parte del processo. Usa questo promemoria per dimostrare che tutti gli aspetti del lavoro sono completi, elenca tutti i problemi che hai identificato e offri suggerimenti per migliorare le prestazioni in futuro. Questo rapporto può essere presentato al top management e utilizzato per migliorare ulteriormente i processi e le prestazioni in progetti futuri.

Fase 7: Chiusura con il team

Questa è l’occasione ideale per entrare in contatto e mostrare il tuo apprezzamento per quei membri del team e manager che hanno fatto funzionare il progetto; questo passaggio non solo mostra i tuoi ringraziamenti, ma rende questi attori chiave desiderosi di lavorare con te in futuro. Festeggia un lavoro ben fatto con una festa conclusiva o un altro incontro; al costo di poche pizze e birre, puoi assicurarti che il tuo team si senta apprezzato e che l’interesse per il tuo prossimo progetto sarà alto.